議事録をChatGPTで要約する手順｜そのまま使えるプロンプト例

「会議が終わったあと、議事録をまとめるのに会議と同じくらい時間がかかる……」

会議中にメモを取り、それを読みやすい形に整え、関係者に共有する。議事録作成は地味ですが、確実に時間を奪われる業務です。

この記事では、ChatGPTを使って議事録を素早く要約・整形する方法を、3パターンのプロンプトと出力例つきで解説します。

この記事で解決する業務

• 会議メモを議事録としてまとめるのに時間がかかる
• 要点がうまく整理できず、長い議事録になってしまう
• アクションアイテム（誰が何をいつまでにやるか）が埋もれがち
• 議事録のフォーマットが毎回バラバラになる

基本の手順：3ステップで議事録を要約する

ステップ1：会議メモを用意する

まず、会議中に取ったメモを用意します。箇条書きでも、走り書きでも構いません。完璧な文章である必要はありません。

以下は、この記事で使うサンプルの会議メモです。

会議メモ（3/20 定例ミーティング）
参加者：山田、田中、佐藤、鈴木
・来月のキャンペーンについて。4月15日開始で進める方向。
・チラシのデザインは佐藤さんが外部業者に依頼する。3月末までに初稿もらう。
・予算は前回と同じ50万円で申請する。田中さんが稟議書を来週月曜までに作成。
・Webページの更新は鈴木さん。4月10日までに公開できるようにする。
・SNS告知は山田が担当。キャンペーン開始の1週間前から投稿開始。
・前回のキャンペーンの振り返り。反応が良かったのはInstagram。
　Twitterはあまり効果なかった。今回はInstagram中心にする。
・次回ミーティングは3/27（木）10:00〜

ステップ2：ChatGPTにプロンプトと一緒に貼り付ける

メモをコピーして、プロンプトと一緒にChatGPTに入力します。プロンプトのパターンは次のセクションで3種類紹介します。

ステップ3：出力を確認・修正して共有する

ChatGPTの出力を確認し、事実関係に誤りがないかチェックしたら、社内チャットやメールで共有します。

プロンプトパターン1：簡潔版（短くまとめたいとき）

忙しいメンバーにサッと共有したいときに使います。

プロンプト

以下の会議メモを、要点のみ箇条書きで簡潔に要約してください。
各項目は1行以内に収めてください。

【会議メモ】
（ここにメモを貼り付け）

出力例

定例ミーティング要約（3/20）

• 4月キャンペーンは4/15開始で決定
• チラシデザイン：佐藤→外部業者に依頼、3月末に初稿
• 予算50万円の稟議書：田中→来週月曜までに作成
• Webページ更新：鈴木→4/10までに公開
• SNS告知：山田→開始1週間前から投稿、Instagram中心
• 次回ミーティング：3/27（木）10:00〜

こんなときに使う

• Slackやチャットで手短に共有したい
• 参加者への備忘録として送りたい
• 上司にさっと報告したい

プロンプトパターン2：詳細版（正式な議事録として残すとき）

社内の記録として正式に残す必要があるときに使います。

プロンプト

以下の会議メモを、正式な議事録として整形してください。

フォーマット：
- 会議名
- 日時
- 参加者
- 議題ごとに「議題」「討議内容」「決定事項」を記載
- 次回予定

【会議メモ】
（ここにメモを貼り付け）

出力例

議事録

会議名： 定例ミーティング 日時： 2026年3月20日 参加者： 山田、田中、佐藤、鈴木

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議題1：4月キャンペーンの実施計画

討議内容： 来月のキャンペーンについて、スケジュールと各担当の役割を確認した。チラシは外部業者に依頼し、WebページとSNS告知は社内で対応する方針。

決定事項：

• 開始日：4月15日
• チラシデザイン：佐藤が外部業者に依頼（初稿期限：3月末）
• 予算：50万円で申請（稟議書は田中が来週月曜までに作成）
• Webページ更新：鈴木が4月10日までに公開
• SNS告知：山田が担当、キャンペーン開始1週間前から投稿開始

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議題2：前回キャンペーンの振り返り

討議内容： 前回キャンペーンのSNS反応を振り返った。Instagramの反応が良好だった一方、Twitterは効果が限定的だった。

決定事項：

• 今回のSNS施策はInstagramを中心に展開する

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次回ミーティング： 3月27日（木）10:00〜

こんなときに使う

• 社内の共有フォルダに正式な議事録として保存する
• 会議に参加していない人にも内容を共有する
• 上長の承認が必要な会議の記録

プロンプトパターン3：アクションアイテム抽出版

「結局、誰が何をやるの？」を明確にしたいときに使います。

プロンプト

以下の会議メモから、アクションアイテム（タスク）を抽出してください。

各アクションアイテムは以下の形式で記載してください：
- 担当者：
- タスク内容：
- 期限：

【会議メモ】
（ここにメモを貼り付け）

出力例

アクションアイテム一覧（3/20 定例ミーティング）

1. 担当者： 佐藤 タスク内容： チラシデザインを外部業者に依頼する 期限： 3月末（初稿受領）

2. 担当者： 田中 タスク内容： キャンペーン予算50万円の稟議書を作成する 期限： 来週月曜日（3/24）

3. 担当者： 鈴木 タスク内容： キャンペーン用Webページを更新・公開する 期限： 4月10日

4. 担当者： 山田 タスク内容： SNS告知の投稿を開始する（Instagram中心） 期限： 4月8日〜（キャンペーン開始1週間前）

こんなときに使う

• タスク管理ツールに登録する情報を整理したい
• 次回の会議でタスクの進捗を確認したい
• 「言った・言わない」を防ぎたい

失敗例：こうすると要約がうまくいかない

NG例1：メモが断片的すぎる

キャンペーンの件。佐藤さんチラシ。田中さん予算。

メモがあまりに断片的だと、ChatGPTは文脈を推測して「それらしい」内容を補完してしまいます。実際の会議で決まっていないことが、あたかも決定事項のように書かれるリスクがあります。

対策： 最低限、「誰が・何を・いつまでに」がわかる程度のメモを残しましょう。

NG例2：プロンプトに出力形式を指定しない

この会議メモを要約して。

形式を指定しないと、ChatGPTは自由なフォーマットで返答します。毎回違う形式の議事録ができてしまい、読みにくくなります。

対策： フォーマットを明示するか、「箇条書きで」「表形式で」など形式を指示しましょう。

NG例3：長すぎるメモを一度に貼り付ける

1時間以上の会議メモをまとめて貼り付けると、要約の精度が下がることがあります。

対策： 議題ごとにメモを分割して、1つずつ要約させるほうが正確です。

社内で使うときの注意点

機密情報の取り扱いに注意する

議事録には、以下のような機密情報が含まれがちです。

• 人事情報：採用・異動・評価に関する内容
• 経営情報：売上数字、未公開の事業計画
• 顧客情報：取引先の名前、契約条件
• 技術情報：未公開の製品仕様、特許に関わる内容

これらの情報をChatGPTに入力する場合は、以下の対策を取りましょう。

1. 固有名詞を仮名に置き換える（「A社」「Bさん」など）
2. 具体的な数字をぼかす（「売上○○円」→「売上について議論」）
3. 会社のAIポリシーに従う（法人向けプランの利用が推奨される場合もあります）

ChatGPTが「作った」内容を鵜呑みにしない

ChatGPTは入力されたメモを整理するだけでなく、文脈から推測して情報を補完することがあります。議事録として共有する前に、必ず以下を確認してください。

• 実際に会議で決まったことと一致しているか
• 参加者の発言として書かれている内容が正確か
• 日付や数字に誤りがないか

おすすめの運用フロー

1. 会議中はメモを取ることに集中する（完璧でなくてOK）
2. 会議直後にChatGPTで要約・整形する
3. 自分で事実関係を確認する
4. 参加者に共有し、認識齟齬がないかチェックしてもらう

まとめ

ChatGPTを使った議事録の要約は、目的に応じてプロンプトを使い分けるのがポイントです。

• 簡潔版：チャットでさっと共有したいとき
• 詳細版：正式な議事録として保存したいとき
• アクションアイテム抽出版：タスクを明確にしたいとき

いずれのパターンでも、ChatGPTの出力をそのまま正式な記録にするのではなく、「下書きを一瞬で作ってくれるアシスタント」として使うのが正しい付き合い方です。事実確認は必ず人間が行いましょう。