社内FAQをAIで作る方法｜総務・情シス向けの作り方ガイド

「また同じ質問が来た……」

有給休暇の申請方法、経費精算のやり方、Wi-Fiのパスワード。総務や情シスの担当者には、同じ質問が何度も届きます。社内FAQがあれば解決するとわかっていても、FAQ自体を作る時間がない。そんな悪循環に陥っていませんか？

この記事では、ChatGPTを使って社内FAQを効率的に作成する方法を、プロンプトと出力例つきで解説します。

この記事で解決する業務

同じ質問に何度も回答する手間を減らしたい
社内FAQを作りたいが、どんな質問を載せればいいかわからない
FAQ文面を一つひとつ書くのが面倒
FAQのカテゴリ分けに悩む

社内FAQ作成の3ステップ

社内FAQの作成は、以下の3ステップで進めます。

よくある質問を洗い出す（何をFAQに載せるか決める）
FAQ文面を生成する（質問と回答のペアを作る）
カテゴリ分けをする（見つけやすく整理する）

それぞれのステップで使えるプロンプトを紹介していきます。

ステップ1：よくある質問を洗い出す

まずは「どんな質問がよく来るか」を整理します。自分の記憶だけに頼ると漏れが出るので、ChatGPTに網羅的にリストアップしてもらいましょう。

プロンプト

あなたは従業員数50〜200名規模の日本企業の総務担当者です。
以下の分野について、社員からよく寄せられる質問を各分野5つずつリストアップしてください。

分野：
1. 有給休暇・休暇制度
2. 経費精算
3. 社内システム・PC関連
4. 入退社手続き
5. オフィス設備・備品

質問は、実際に社員が口頭やチャットで聞いてきそうな自然な言い回しにしてください。

出力例

1. 有給休暇・休暇制度

有給休暇はいつから使えますか？

有給の残日数はどこで確認できますか？

半休を取りたいのですが、どうやって申請しますか？

慶弔休暇は何日もらえますか？

有給を急に取りたい場合、当日の朝でも申請できますか？

2. 経費精算

経費精算の締め日はいつですか？

領収書をなくしてしまったのですが、精算できますか？

交通費の精算にSuicaの履歴は使えますか？

取引先との会食費は経費で落とせますか？

経費精算システムにログインできません。どうすればいいですか？

3. 社内システム・PC関連

パスワードを忘れてログインできません。リセットはどうすればいいですか？

社内Wi-Fiのパスワードを教えてください

新しいソフトをインストールしたいのですが、許可は必要ですか？

VPNの接続方法を教えてください

プリンターに接続できないのですが、どうすればいいですか？

4. 入退社手続き

入社時に必要な書類は何ですか？

住所変更の届け出はどこに出せばいいですか？

退職する場合、いつまでに申し出ればいいですか？

社会保険の手続きは自分でやる必要がありますか？

名刺の発注はどこに依頼すればいいですか？

5. オフィス設備・備品

会議室の予約はどうやってしますか？

文房具が足りないのですが、どこに頼めばいいですか？

エアコンの温度設定は変えてもいいですか？

宅配便を受け取りたいのですが、会社宛てに送ってもらえますか？

オフィスに忘れ物をしたのですが、届いていますか？

ポイント

このリストをベースに、「うちの会社ではこれも聞かれる」「これは不要」と取捨選択します。ChatGPTに100点のリストを出してもらう必要はなく、「たたき台を一瞬で作る」のが目的です。

ステップ2：FAQ文面を生成する

質問が決まったら、回答文を作成します。自社の制度やルールに合わせた情報を含めて指示するのがコツです。

プロンプト

以下の質問に対する社内FAQ用の回答を作成してください。

【前提情報】
- 有給休暇は入社6ヶ月後に10日付与
- 申請は勤怠管理システム「KING OF TIME」から行う
- 申請期限は原則3営業日前まで。当日申請は上長の承認が必要
- 半休制度あり（午前半休：9:00〜13:00、午後半休：13:00〜18:00）

【作成する質問】
1. 有給休暇はいつから使えますか？
2. 有給の残日数はどこで確認できますか？
3. 半休を取りたいのですが、どうやって申請しますか？
4. 有給を急に取りたい場合、当日の朝でも申請できますか？

【条件】
- 回答は100〜150文字程度で簡潔に
- です・ます調
- 必要に応じて手順を番号付きで記載

出力例

Q. 有給休暇はいつから使えますか？

A. 入社日から6ヶ月が経過した時点で、10日分の有給休暇が付与されます。付与後は、勤怠管理システム「KING OF TIME」から申請いただけます。付与日数は勤続年数に応じて増加します。詳しくは就業規則をご確認ください。

Q. 有給の残日数はどこで確認できますか？

A. 勤怠管理システム「KING OF TIME」にログイン後、「休暇管理」メニューから確認できます。残日数のほか、取得済み日数や有効期限も表示されます。ログインに問題がある場合は情シス（内線：1234）までご連絡ください。

Q. 半休を取りたいのですが、どうやって申請しますか？

A. 以下の手順で申請してください。

「KING OF TIME」にログイン

「休暇申請」を選択

休暇種別で「半休」を選択（午前半休：9:00〜13:00、午後半休：13:00〜18:00）

該当日を選択して申請

原則3営業日前までに申請してください。

Q. 有給を急に取りたい場合、当日の朝でも申請できますか？

A. 当日の申請も可能ですが、上長の承認が必要です。体調不良などやむを得ない場合は、始業前に上長へ電話またはチャットで連絡した上で、「KING OF TIME」から申請してください。事後申請は原則として翌営業日までに行ってください。

ポイント

「前提情報」に自社の制度やシステム名を入れることで、自社に合った回答が生成されます。ここを省略すると、一般的すぎて使えない回答になります。

ステップ3：カテゴリ分けを自動化する

FAQの数が増えてくると、カテゴリ分けが重要になります。ChatGPTに自動で分類してもらいましょう。

プロンプト

以下の社内FAQ質問リストを、適切なカテゴリに分類してください。
カテゴリ名は社員が直感的に理解できるシンプルなものにしてください。
1つのカテゴリに含まれる質問は3〜7個を目安にしてください。

【質問リスト】
1. 有給休暇はいつから使えますか？
2. 経費精算の締め日はいつですか？
3. パスワードを忘れてログインできません
4. 会議室の予約はどうやってしますか？
5. 入社時に必要な書類は何ですか？
6. 半休を取りたいのですが申請方法は？
7. 領収書をなくしてしまいました
8. Wi-Fiのパスワードを教えてください
9. 慶弔休暇は何日もらえますか？
10. 退職する場合いつまでに申し出ればいいですか？
11. VPNの接続方法を教えてください
12. 文房具が足りないのですが
13. 交通費の精算にSuicaの履歴は使えますか？
14. 住所変更の届け出はどこに出せばいいですか？
15. プリンターに接続できません

出力例

休暇・勤怠

有給休暇はいつから使えますか？

半休を取りたいのですが申請方法は？

慶弔休暇は何日もらえますか？

経費精算

経費精算の締め日はいつですか？

領収書をなくしてしまいました

交通費の精算にSuicaの履歴は使えますか？

PC・システム

パスワードを忘れてログインできません

Wi-Fiのパスワードを教えてください

VPNの接続方法を教えてください

プリンターに接続できません

入退社・届出

入社時に必要な書類は何ですか？

退職する場合いつまでに申し出ればいいですか？

住所変更の届け出はどこに出せばいいですか？

オフィス・備品

会議室の予約はどうやってしますか？

文房具が足りないのですが

失敗例：こうするとFAQが使えなくなる

NG例1：自社の情報を入れずにFAQを作る

有給休暇についてのFAQを作ってください。

自社の制度情報を入れないと、ChatGPTは一般的な労働基準法の内容をベースにした回答を生成します。自社の申請方法やシステム名が入っていないFAQは、社員にとって役に立ちません。

対策： 前提情報として自社のルール、システム名、手順を必ず含めましょう。

NG例2：回答が長すぎるFAQ

回答を丁寧に書きすぎると、FAQなのに読むのが大変になります。「聞いたほうが早い」と思われて使ってもらえません。

対策： 回答は100〜200文字を目安にし、詳細が必要な場合は「詳しくは○○を参照」とリンクを案内しましょう。

NG例3：更新されないFAQ

作ったきりで更新されないFAQは、間違った情報を広める原因になります。

対策： 四半期に1回は内容を見直す運用ルールを設けましょう。制度変更があったタイミングでも必ず更新します。

社内で使うときの注意点

自社の制度・ルールとの整合性を確認する

ChatGPTが生成した回答には、自社の実態と異なる内容が含まれる可能性があります。特に以下の点は必ず確認してください。

申請期限や手続きの手順が自社のルールと合っているか
システム名やツール名が正しいか
担当部署や連絡先が最新の情報か

機密情報の取り扱い

FAQ作成のためにChatGPTに入力する情報にも注意が必要です。

就業規則の全文をそのまま貼り付けるのは避ける
社員の個人情報（名前、連絡先など）は含めない
社内システムのパスワードやアクセスキーを入力しない

必要な情報だけを要約してプロンプトに含め、機密性の高い情報は自分で後から追記する形にしましょう。

法的な内容は専門家に確認する

労務関連のFAQ（有給休暇、産休・育休、残業ルールなど）は、法律に基づく内容が含まれます。ChatGPTの回答が最新の法令に準拠しているとは限りません。公開前に、社労士や法務担当に内容を確認してもらうことをおすすめします。

まとめ

社内FAQの作成は、ChatGPTを活用すれば大幅に効率化できます。

ステップ1： よくある質問の洗い出しをChatGPTに手伝ってもらう
ステップ2： 自社の制度情報を前提に入れて、FAQ文面を生成する
ステップ3： カテゴリ分けもChatGPTに任せて整理する

ポイントは、ChatGPTに「たたき台」を作ってもらい、自社の情報で仕上げることです。ゼロから作ろうとすると何日もかかるFAQが、半日で形になります。

まずは5〜10個の質問から小さく始めて、社員からの反応を見ながら追加していくのがおすすめです。