社内通知文をAIで作る方法｜休暇・制度変更・注意喚起の例文集

「この通知文、去年のをコピーして日付だけ変えよう……」

年末年始の休暇案内、制度変更のお知らせ、セキュリティ注意喚起。社内通知文は定期的に発生する業務ですが、毎回ゼロから書くのも、去年のコピペで済ませるのも、どちらも問題があります。

この記事では、ChatGPTを使って社内通知文をスピーディーに作成する方法を、場面別の出力例とトーン調整のコツつきで解説します。

この記事で解決する業務

社内通知文を書くたびに時間がかかる
去年の通知をコピペして情報が古いまま送ってしまうリスク
硬すぎる文面で読んでもらえない、または砕けすぎて誤解を招く
通知の種類ごとにトーンを変えたいが、書き分けが難しい

基本の考え方：社内通知文に必要な要素

社内通知文には、種類を問わず以下の要素が必要です。プロンプトにこれらを含めると、漏れのない通知文が生成されます。

件名：一目で内容がわかるもの
宛先：全社員向け、特定部署向けなど
本文：何が、いつから、どう変わるのか
対応が必要なこと：社員に求めるアクション
問い合わせ先：不明点の連絡先
発信元：誰からの通知か

1. 年末年始休暇の通知

最も定番の社内通知です。

プロンプト

以下の情報をもとに、全社員向けの年末年始休暇の社内通知文を作成してください。

【通知内容】
- 年末年始休暇期間：2026年12月28日（月）〜2027年1月4日（日）
- 最終営業日：12月26日（金）
- 営業開始日：1月5日（月）
- 有給取得推奨日：12月27日（月）※会社としては休暇取得を推奨
- 注意事項：休暇前に取引先への連絡と業務の引き継ぎを完了すること

【条件】
- 宛先：全社員
- 発信元：総務部
- トーン：明るく読みやすい、でもしっかり情報が伝わる
- 文字数：300〜400文字

出力例

件名：【総務部】年末年始休暇のお知らせ

社員の皆さま

お疲れさまです。総務部です。年末年始の休暇日程についてお知らせいたします。

■ 年末年始休暇期間 2026年12月28日（月）〜 2027年1月4日（日）

■ 最終営業日 12月26日（金）

■ 営業開始日 2027年1月5日（月）

■ 有給取得推奨日 12月27日（月）は有給取得推奨日としています。連休にしたい方はぜひご活用ください。申請は通常通り勤怠システムからお願いします。

■ 休暇前にお願いしたいこと

取引先への休暇期間のご連絡（12月24日頃まで）

担当業務の引き継ぎ・申し送りの完了

社内の重要書類やデータのバックアップ

ご不明な点がございましたら、総務部（内線：1100）までお気軽にお問い合わせください。

今年もお疲れさまでした。良いお年をお迎えください。

総務部

2. 制度変更の通知

福利厚生の変更や就業規則の改定など、正確さが求められる通知です。

プロンプト

以下の情報をもとに、全社員向けの制度変更に関する社内通知文を作成してください。

【通知内容】
- 変更内容：リモートワーク制度の拡充
- 変更前：週1日までリモートワーク可
- 変更後：週3日までリモートワーク可（部署ごとに出社日を設定）
- 適用開始日：2026年4月1日
- 背景：社員アンケートの結果と働き方改革の一環
- 注意事項：各部署の出社日は部署長が決定し、3月25日までに通知予定

【条件】
- 宛先：全社員
- 発信元：人事部
- トーン：前向きな変更であることが伝わるように
- 文字数：400〜500文字

出力例

件名：【人事部】リモートワーク制度の拡充について（4月1日〜）

社員の皆さま

お疲れさまです。人事部です。このたび、リモートワーク制度を下記のとおり拡充することが決定しましたので、お知らせいたします。

■ 変更内容

項目変更前変更後
リモートワーク可能日数週1日まで週3日まで

■ 適用開始日 2026年4月1日（水）

■ 変更の背景 昨年実施した社員アンケートでは、約75%の方から「リモートワークの日数を増やしてほしい」というご要望をいただきました。働き方改革の一環として、より柔軟な働き方を実現するため、制度を拡充いたします。

■ 運用ルール

各部署の出社日（最低週2日）は部署長が設定します

出社日のスケジュールは3月25日までに各部署長からご案内予定です

リモートワーク時の勤怠管理は、これまでと同様に勤怠システムから申請してください

■ お願い 新制度への移行にあたり、業務に支障が出ないよう、チーム内での連絡体制やスケジュール共有について、事前にご確認をお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、人事部（内線：1200）までお問い合わせください。

人事部

項目	変更前	変更後
リモートワーク可能日数	週1日まで	週3日まで

3. セキュリティ注意喚起の通知

フィッシング詐欺やパスワード管理など、セキュリティに関する通知は、読み流されないように工夫が必要です。

プロンプト

以下の情報をもとに、全社員向けのセキュリティ注意喚起の社内通知文を作成してください。

【通知内容】
- 内容：フィッシングメールへの注意喚起
- 背景：社内で不審なメールの報告が先週3件あった
- 具体的な手口：実在する取引先を装った請求書添付メール
- 社員に求めるアクション：
  1. 不審なメールの添付ファイルを開かない
  2. 送信元のメールアドレスを必ず確認する
  3. 不審に思ったら情シスに転送して確認を依頼する
- 情シスの連絡先：security@example.com、内線1300

【条件】
- 宛先：全社員
- 発信元：情報システム部
- トーン：危機感を持ってもらいつつ、パニックにならないバランス
- 文字数：400〜500文字

出力例

件名：【重要・情シス】フィッシングメールにご注意ください

社員の皆さま

お疲れさまです。情報システム部です。セキュリティに関する重要なお知らせです。必ずご一読ください。

■ 現在の状況 先週、社内で不審なメールの報告が3件ありました。いずれも実在する取引先を装い、「請求書を添付しました」という内容で、添付ファイルを開かせようとする手口です。

幸い、社員の皆さまの迅速な報告により被害は発生していませんが、今後も同様のメールが届く可能性がありますので、以下の対応をお願いいたします。

■ 皆さまにお願いしたいこと（3つ）

1. 不審な添付ファイルは開かない 心当たりのない請求書やファイルが添付されていた場合は、絶対に開かないでください。

2. 送信元のメールアドレスを確認する 表示名が知っている取引先でも、メールアドレスをよく確認してください。正規のアドレスと1文字だけ異なるケースが多く報告されています。

3. 不審に思ったら情シスに転送 「怪しいかも？」と少しでも思ったら、そのメールをそのまま情シスまで転送してください。確認いたします。

転送先： security@example.com 電話： 内線1300

「念のため聞いてみよう」という連絡は大歓迎です。誤報でもまったく問題ありません。判断に迷ったら、遠慮なくご連絡ください。

情報システム部

トーン調整のプロンプト例

同じ内容でも、トーンを変えることで読み手の印象が大きく変わります。プロンプトでトーンを指定する方法を紹介します。

硬めのトーン（公式感を出したいとき）

トーン：フォーマルで公式な文体。社外にも出せるレベルの丁寧さ。
文末は「〜いたします」「〜ください」で統一。

出力の傾向

「下記のとおり決定いたしましたので、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。」

取締役会での決定事項や、コンプライアンスに関する通知など、公式性が求められる場面に向いています。

柔らかめのトーン（読んでもらいやすくしたいとき）

トーン：親しみやすく読みやすい文体。堅すぎず、でも砕けすぎない。
「〜してください」より「〜をお願いします」を使う。

出力の傾向

「新しい制度が始まりますので、ぜひチェックしてみてください。わからないことがあれば気軽に聞いてくださいね。」

福利厚生の新制度、社内イベントの案内など、前向きに受け取ってほしい通知に向いています。

緊急度が高いトーン（すぐに読んで行動してほしいとき）

トーン：緊急性が伝わるように。冒頭で重要度を明示し、対応が必要なアクションを目立たせる。
ただしパニックを煽らないバランスで。

出力の傾向

「【至急ご対応ください】本日中に以下の対応をお願いいたします。」

セキュリティインシデント、システム障害、緊急の業務変更などに向いています。

失敗例：こうすると通知文が機能しない

NG例1：情報が不足したプロンプト

年末年始休暇のお知らせを書いてください。

日程も注意事項も指定しないと、ChatGPTは架空の日程で一般的な通知文を作ります。そのまま送ると情報が間違っている危険があります。

NG例2：トーンを指定しない

通知の種類によって適切なトーンは異なります。セキュリティ注意喚起なのにカジュアルすぎたり、社内イベントの案内なのに堅すぎたりすると、意図が正しく伝わりません。

NG例3：アクションが不明確

通知文を読んだ社員が「で、自分は何をすればいいの？」とならないよう、具体的なアクション（「○日までに○○してください」）を必ず入れましょう。

社内で使うときの注意点

正確な日時・数字を必ず確認する

ChatGPTは日付の曜日を間違えることがあります。「12月28日（月）」と指示しても、実際のカレンダーと合っているかは自分で確認してください。

法的な記載が必要な通知は専門家に確認する

就業規則の変更、労働条件に関わる通知などは、法的に正しい記載が求められます。ChatGPTの出力だけで判断せず、社労士や法務に確認しましょう。

過去の通知との整合性を取る

「前回の通知では週1日だったリモートワークが、今回は週3日に」というような変更がある場合、過去の通知内容と矛盾がないか確認してください。ChatGPTは過去の通知を知らないので、人間がチェックする必要があります。

機密情報の取り扱い

通知文そのものには機密情報が含まれにくいですが、背景情報として入力する内容には注意してください。例えば、「業績悪化のため制度を変更」のような経営上の機密は、プロンプトに含めず、後から自分で追記する形にしましょう。

まとめ

ChatGPTを使えば、社内通知文の作成が格段にスピードアップします。

年末年始休暇：日程と注意事項を入力するだけで、漏れのない通知文が完成
制度変更：変更前後の比較と背景を含めた、わかりやすい通知文が作れる
セキュリティ注意喚起：危機感と安心感のバランスが取れた文面が生成できる
トーン調整：プロンプトの一文を変えるだけで、硬め・柔らかめ・緊急のトーンに切り替え可能

ポイントは、通知文に必要な6要素（件名・宛先・本文・対応アクション・問い合わせ先・発信元）をプロンプトに含めることです。そして、日時や数字の正確性は必ず人間が最終チェックしましょう。

まずは次に書く通知文で、ぜひ試してみてください。