稟議書のたたき台をAIで作る方法｜承認されやすい書き方

「稟議書を書くのが苦手で、いつも提出が遅れてしまう……」

稟議書は、備品の購入からシステム導入まで、会社のお金を使うときに必要な社内文書です。しかし、書き慣れていないと「何をどの順番で書けばいいのか」で手が止まってしまいがちです。

この記事では、ChatGPTを使って稟議書のたたき台を素早く作る方法を紹介します。「背景→目的→費用→効果」の基本の型に沿ったプロンプトと、上司が承認しやすくなるポイントをお伝えします。

この記事で解決する業務

• 稟議書の書き方がわからず、毎回時間がかかる
• 書いても差し戻されることが多い
• 費用対効果の説明がうまくできない
• そもそも何を書けばいいのか整理できていない

稟議書の基本構成を知る

プロンプトを作る前に、稟議書の基本構成を押さえておきましょう。多くの企業で使われている標準的な構成は以下の通りです。

項目	内容
件名	何についての稟議か（簡潔に）
背景・現状	なぜ今この稟議が必要なのか
目的	何を実現したいのか
提案内容	具体的に何をするのか
費用	いくらかかるのか（見積もり含む）
期待される効果	導入後に何が改善されるのか
スケジュール	いつまでに実施するのか
リスクと対策	想定されるリスクと対処法

稟議書の下書きを作るプロンプト

以下のプロンプトに必要事項を埋めるだけで、稟議書のたたき台が生成されます。

あなたは中小企業の管理部門の担当者です。以下の情報をもとに、稟議書のたたき台を作成してください。

【条件】
- 構成：件名→背景・現状→目的→提案内容→費用→期待される効果→スケジュール→リスクと対策
- 「です・ます」調
- 上司（決裁者）が読むことを前提に、簡潔かつ説得力のある文章
- 費用と効果は可能な限り数値で示す
- A4で1〜2枚に収まる分量

【稟議の概要】
- 件名：（例：業務用チャットツール「Slack」の導入について）
- 背景：（例：社内連絡がメールと電話に依存しており、情報共有が遅い）
- 費用：（例：月額850円×20名＝月額17,000円、年額204,000円）
- 期待効果：（例：社内メールが50%削減、会議時間が週2時間短縮の見込み）
- スケジュール：（例：4月にトライアル、5月に本導入）
- その他補足：（あれば記載）

出力例

稟議書

件名: 業務用チャットツール「Slack」の導入について

日付: 2026年3月22日 起案者: 管理部　〇〇 決裁者: 〇〇部長

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1. 背景・現状

現在、社内のコミュニケーションはメールと電話が中心となっております。しかし、以下の課題が発生しています。

• メールの確認漏れや返信遅延による業務の停滞
• 電話による業務の中断が頻繁に発生
• 部署間の情報共有がリアルタイムで行えていない

これらの課題は、業務効率の低下や対応漏れにつながっており、改善が必要な状況です。

2. 目的

業務用チャットツール「Slack」を導入し、社内コミュニケーションの効率化およびリアルタイムの情報共有を実現することを目的とします。

3. 提案内容

Slack Proプラン（ビジネス向け）を全社20名に導入いたします。

4. 費用

項目	金額
月額利用料（1名あたり）	850円
月額合計（20名）	17,000円
年間合計	204,000円

※初期費用は不要です。

5. 期待される効果

• 社内メール件数の約50%削減（現在1日平均30通→15通）
• 週あたりの会議時間を約2時間短縮
• 年間換算で約〇〇時間の業務時間削減（金額換算：約〇〇万円）

6. スケジュール

時期	内容
4月1日〜30日	管理部にてトライアル実施
5月1日	全社導入開始
5月中	操作研修の実施

7. リスクと対策

リスク	対策
社員が使いこなせない	操作マニュアルの配布と研修の実施
既存メールとの併用で混乱	移行期間を設け、段階的にSlackへ移行

以上、ご承認のほどよろしくお願いいたします。

費用対効果を強化するプロンプト

稟議書で最も重要なのが「費用対効果」です。数字が弱いと差し戻されやすくなります。以下のプロンプトで、効果の定量化を補強しましょう。

以下の稟議書の「期待される効果」セクションを、より具体的な数値を用いて強化してください。

【条件】
- 削減される時間を年間ベースで算出
- 時間を人件費に換算（時給2,000円を基準）
- 投資回収期間（何ヶ月で元が取れるか）を明記
- 定量化が難しい効果も「定性的効果」として記載

【現在の期待効果】
（ここに現在の効果セクションをペースト）

【補足情報】
- 社員数：（例：20名）
- 平均残業時間：（例：月10時間）
- 現在の課題による損失：（わかる範囲で）

出力例

期待される効果

定量的効果:

• メール対応時間の削減：1人あたり1日30分 × 20名 × 月20日 = 月200時間
• 人件費換算：200時間 × 2,000円 = 月40万円の業務効率化
• 年間削減効果：約480万円
• 投資回収期間：約0.5ヶ月（年間コスト20.4万円に対し、月40万円の効率化）

定性的効果:

• 情報の属人化防止（チャンネルに履歴が残る）
• リモートワーク対応力の強化
• 社内コミュニケーションの活性化

上司が承認しやすくなる5つのポイント

AIで下書きを作った後、以下のポイントを意識して調整すると承認率が上がります。

1. 「なぜ今なのか」を明確にする

「いずれ必要」ではなく、「今やらないとこういう損失がある」と緊急性を示しましょう。

【追加プロンプト】
以下の稟議書に「なぜこのタイミングで実施すべきか」の理由を追加してください。
具体的な期限やきっかけ（契約更新時期、年度初め、法改正など）があれば盛り込んでください。

2. 比較検討を入れる

「他の選択肢も検討した上でこれを選んだ」と示すと、説得力が増します。

以下の稟議書に「比較検討」セクションを追加してください。
候補として以下のサービスを比較し、表形式でまとめてください。
- （候補A）
- （候補B）
- （候補C：今回の提案）
比較項目：費用、機能、導入のしやすさ、サポート体制

3. リスク対策を具体的に

「リスクはありません」と書くのは逆効果です。リスクを認識した上で対策を示しましょう。

4. スモールスタートを提案する

いきなり全社導入ではなく、「まず一部署で試す」という提案のほうが承認されやすい傾向があります。

5. 撤退基準を明記する

「うまくいかなかった場合はこうする」と示すことで、決裁者の心理的ハードルが下がります。

失敗例・NG例

失敗例1：AIが作った数字をそのまま使う

ChatGPTは「それらしい数字」を生成しますが、根拠がないことが多いです。

NG例:

導入により業務効率が35%向上し、年間500万円のコスト削減が見込まれます。

この「35%」「500万円」には根拠がありません。上司に「この数字の根拠は？」と聞かれたら答えられません。

対策: AIが出した数字は必ず自社のデータに置き換えてください。根拠が示せない数字は「〇〇の見込み」と記載し、トライアルで検証する旨を添えましょう。

失敗例2：メリットしか書いていない

AIに「稟議書を書いて」とだけ指示すると、良いことばかり並べた文章になりがちです。デメリットやリスクに触れていない稟議書は、逆に信頼性が下がります。

失敗例3：社内用語やフォーマットに合っていない

ChatGPTは一般的なビジネス文書を生成しますが、自社の稟議書フォーマットとは異なることがあります。自社のテンプレートがあれば、それに合わせて調整してください。

社内で使うときの注意点

金額・数値は必ず人間が確認する

稟議書に記載する金額は、決裁を左右する最も重要な情報です。以下は必ず人間が確認・記入してください。

• 見積金額（見積書と一致しているか）
• 予算残高（今期の予算に収まるか）
• 既存契約との重複（二重コストになっていないか）
• 税込・税抜の表記

見積書や参考資料は別途添付する

AIが生成した文章だけでなく、以下の根拠資料を添付することで説得力が増します。

• ベンダーからの正式見積書
• 類似事例・導入実績
• 比較検討資料
• トライアル結果報告（実施した場合）

機密情報の取り扱い

ChatGPTに入力する際、以下の情報は伏せてください。

• 具体的な取引先名や金額（正式見積もりの詳細など）
• 社内の人事情報や給与データ
• 未公開のプロジェクト名や戦略
• 競合情報

一般的な構成やテンプレートの生成には問題ありませんが、自社固有の機密情報は入力しないようにしましょう。

まとめ

稟議書は「書き方の型」を知っているだけで、作成時間が大幅に短縮できます。ChatGPTは、その型に沿った文章の骨格を作るのに非常に向いています。

AIに任せられること:

• 稟議書の構成と文章の骨格作成
• 丁寧なビジネス文書への整形
• 比較表やスケジュール表の雛形作成

人間がやるべきこと:

• 金額・数値の正確性の確認
• 自社の稟議フォーマットへの適合
• 根拠資料の準備と添付
• 決裁者の関心事項に合わせた調整

「完璧な稟議書」をAIに求めるのではなく、「70%のたたき台」を素早く作り、残り30%を人間が仕上げる。この使い方が、稟議書作成を最も効率化するコツです。