ChatGPTを社内で使うときのルール例｜入力してはいけない情報とは

「うちの会社でもChatGPT使いたいけど、ルールがなくて不安……」

生成AIの業務活用が広がる一方で、「社員が勝手に使って情報漏洩しないか」「どこまで使っていいのかわからない」という声も多く聞かれます。ルールがないまま使い始めると、思わぬトラブルにつながることも。

この記事では、中小企業が生成AIを社内で安全に使うためのルール例を紹介します。IPAなどの公的機関のガイドラインを踏まえつつ、すぐに使える雛形テンプレートも用意しました。

この記事で解決する業務

社内で生成AIを使うルールがなく、導入に踏み切れない
社員が個人アカウントで自由に使っており、管理できていない
情報漏洩リスクが心配で、全面禁止にしてしまっている
上司や経営層に提案するためのルール案を作りたい

入力してはいけない情報の一覧

まず最も重要な「これだけは入力してはダメ」という情報を整理しましょう。

入力禁止情報リスト

カテゴリ	具体例	リスク
個人情報	氏名、住所、電話番号、メールアドレス、マイナンバー	個人情報保護法違反、漏洩
顧客情報	顧客リスト、取引履歴、契約内容	信用失墜、損害賠償
機密情報	未公開の決算情報、新商品の企画、M&A情報	インサイダー取引、競合への流出
認証情報	パスワード、APIキー、アクセストークン	不正アクセス
社内人事情報	給与、評価、懲戒記録	プライバシー侵害
取引先の機密	NDA対象の情報、取引先の非公開情報	契約違反、信頼関係の毀損

なぜ入力してはいけないのか

ChatGPTなどの生成AIサービスでは、入力したデータがどのように扱われるかはサービスによって異なります。

無料版・Plus版（デフォルト設定）: 入力内容がモデルの改善（学習）に使用される可能性がある
Team/Enterprise版: 入力データは学習に使用されない設定がデフォルト
API利用: データは学習に使用されないことが利用規約で明記

いずれの場合でも、入力データはサーバーに送信されるため、機密情報の入力は避けるべきです。

安全に入力するための置き換えテクニック

機密情報を含む文書をAIに処理させたい場合は、以下のように置き換えてから入力しましょう。

【置き換えルール】
- 人名 → 「A氏」「B氏」または「〇〇」
- 社名 → 「X社」「Y社」
- 金額 → 「〇〇万円」（桁数は変えない）
- 住所 → 「〇〇県〇〇市」
- 電話番号 → 「XXX-XXXX-XXXX」
- メールアドレス → 「xxx@example.com」
- プロジェクト名 → 「Pプロジェクト」

【置き換え前】
田中太郎様から、A社向け提案書（3,500万円）について
問い合わせがありました。

【置き換え後】
〇〇様から、X社向け提案書（〇〇万円）について
問い合わせがありました。

社内ガイドラインの雛形テンプレート

以下は、そのまま自社に合わせて編集できるガイドラインの雛形です。

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生成AI利用ガイドライン（社内用）
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■ 制定日：2026年〇月〇日
■ 管理部門：〇〇部
■ 適用範囲：全社員（業務委託先を含む）

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1. 目的
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本ガイドラインは、生成AI（ChatGPT等）を業務で安全かつ
効果的に活用するためのルールを定めるものです。

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2. 利用可能なサービス
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以下のサービスのみ、業務利用を許可します。
- ChatGPT（Team版）※会社アカウント
- （その他、会社が認めたサービス）

※個人アカウントでの業務利用は禁止

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3. 入力禁止情報
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以下の情報は、いかなる場合も生成AIに入力しないこと。
- 個人情報（氏名、住所、電話番号、マイナンバー等）
- 顧客情報（顧客リスト、取引履歴、契約内容等）
- 機密情報（未公開の経営情報、技術情報等）
- 認証情報（パスワード、APIキー等）
- NDA対象情報（取引先の非公開情報等）

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4. 利用可能な業務
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以下の業務での利用を推奨します。
- 文書の下書き作成（メール、報告書、マニュアル等）
- 文章の校正・要約
- アイデア出し・ブレスト
- 一般的な調査・リサーチ
- データの整形・加工（機密情報を除く）

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5. 出力の検証義務
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生成AIの出力は、以下を必ず確認すること。
- 事実関係の正確性（特に数値・日付・固有名詞）
- 法令・社内規定との適合性
- 著作権の侵害がないか
- そのまま社外に出して問題ない内容か

AIの出力をそのまま社外文書として使用することは禁止。
必ず人間が内容を確認・編集してから使用すること。

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6. 著作権について
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- AIが生成した文章をそのまま公開する場合は、
  著作権の問題がないか確認すること
- 他者の著作物をAIに入力して加工する行為は、
  著作権法に違反する可能性があるため注意すること

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7. 禁止事項
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- 個人アカウントでの業務利用
- 入力禁止情報の入力
- AIの出力を検証せずに社外に送付すること
- AIの出力を自分の成果物と偽ること
- 違法・不適切な目的での利用

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8. インシデント発生時の対応
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誤って機密情報を入力した場合は、速やかに
〇〇部（内線：XXXX）に報告すること。

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9. 本ガイドラインの見直し
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本ガイドラインは、半年に一度を目安に
見直しを行うものとします。

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ガイドラインを社内で浸透させるプロンプト

ガイドラインを作っただけでは、社員に浸透しません。以下のプロンプトで、社内周知用の資料を作りましょう。

以下の社内ガイドラインの内容を、全社員向けの説明資料（スライド用）に要約してください。

【条件】
- 5〜7枚のスライド構成
- 各スライドは見出し＋箇条書き3〜5項目
- 専門用語を使わず、誰でも理解できる表現
- 「やっていいこと」「ダメなこと」を明確に分ける
- 最後にQ&A（よくある質問）を3つ

【ガイドライン】
（ここにガイドラインをペースト）

出力例

スライド1：生成AIを業務で使えるようになりました

会社として生成AI（ChatGPT）の業務利用を開始します

ルールを守れば、日常業務の効率化に活用できます

このスライドで「やっていいこと」と「ダメなこと」を説明します

スライド2：やっていいこと

メールや文書の下書き作成

文章の校正・要約

アイデア出し・調べもの

※必ず会社アカウントを使うこと

スライド3：絶対にダメなこと

お客様の名前・住所・電話番号を入力

取引先の情報や契約内容を入力

パスワードやログイン情報を入力

→ 迷ったら入力しない！ …

IPAガイドラインの要点

IPA（独立行政法人情報処理推進機構）は、生成AIの利用に関するガイドラインを公開しています。社内ルールを作る際の参考になるポイントをまとめます。

IPAが示す主な注意点

機密情報の入力リスク: 生成AIに入力したデータは、サービス提供者側でアクセス可能。機密性の高い情報は入力すべきでない
出力の信頼性: AIの回答には誤りが含まれる可能性がある。事実確認は必須
著作権への配慮: AIの出力が既存の著作物に類似する可能性がある
利用規約の確認: 各サービスの利用規約で、入力データの取り扱いを確認すべき
組織としてのルール整備: 個人の判断に任せず、組織としてルールを策定すべき

失敗例・NG例

失敗例1：ルールが厳しすぎて誰も使わない

「生成AIの利用は事前に上長の承認を得ること」「利用のたびにログを提出すること」など、ルールが厳しすぎると、面倒で誰も使わなくなります。

改善策: 日常的な利用（メールの下書き、文章校正など）は事前承認不要にし、入力禁止情報だけを明確にするほうが効果的です。

失敗例2：ルールが曖昧で判断できない

「機密情報を入力しないこと」だけでは、何が機密情報に当たるのか社員が判断できません。

改善策: 具体的な例（人名、金額、契約内容など）を列挙し、「迷ったら入力しない」をルールに含めましょう。

失敗例3：ルールを作ったが周知していない

社内イントラに掲載しただけでは読まれません。

改善策:

全体朝礼やミーティングで5分間の説明
初回利用時にチェックリストに同意する仕組み
四半期に一度のリマインド

社内で使うときの注意点

段階的に導入する

一気に全社展開するのではなく、以下のように段階を踏むのがおすすめです。

フェーズ	期間	内容
1. 試験導入	1ヶ月	管理部門など1部署で試験運用
2. ルール策定	2週間	試験運用の結果を踏まえてルール整備
3. 段階展開	1〜2ヶ月	他部署に順次展開
4. 全社展開	-	全社員が利用可能に
5. 定期見直し	半年ごと	ルールの見直しと更新

利用ログの管理

全てのやり取りをログに残す必要はありませんが、以下は記録しておくと安心です。

どの部署がどのような業務で利用しているか
インシデント（誤って機密情報を入力したなど）の記録
社員からの質問・要望

定期的にルールを見直す

生成AIのサービスは頻繁にアップデートされます。半年に一度はルールの見直しを行い、以下を確認しましょう。

利用しているサービスの利用規約に変更はないか
新たなリスクや事例が出ていないか
社員からのフィードバックを反映できるか

ルール策定を効率化するプロンプト

自社の状況に合わせたルールのたたき台を作るプロンプトです。

以下の条件で、生成AIの社内利用ガイドラインのたたき台を作成してください。

【会社の概要】
- 業種：（例：小売業）
- 社員数：（例：30名）
- 主に扱う情報：（例：顧客の個人情報、取引先の契約情報）
- 現在のAI利用状況：（例：一部社員が個人アカウントで非公式に利用中）

【ガイドラインの方針】
- 利用を促進したいが、セキュリティは確保したい
- 社員のITリテラシーはばらつきがある
- できるだけシンプルなルールにしたい

【必ず含めてほしい項目】
- 入力禁止情報の具体的リスト
- 利用可能業務の例
- インシデント発生時の連絡先

まとめ

生成AIの社内利用ルールは、「厳しすぎず、甘すぎず」がポイントです。全面禁止にすれば安全ですが、業務効率化の機会を失います。逆に、ルールなしで使わせるのはリスクが高すぎます。

最低限押さえるべき3つのルール:

入力禁止情報を明確にする（個人情報、機密情報、認証情報）
出力は必ず人間が検証する（事実確認、社内規定との照合）
会社が認めたアカウントで利用する（個人アカウントの業務利用は禁止）

この3つさえ守れば、まずは安全に使い始められます。完璧なルールを作ってから始めるのではなく、最低限のルールで始めて、運用しながら改善していくのが現実的なアプローチです。